Personvernnemndas avgjørelse av 2. april 2014 (Eva I E Jarbekk, Arve Føyen, Nina Melsom, Marta Ebbing, Ørnulf Rasmussen, Ann R Sætnan, Gisle Hannemyr)
1 Innledning
Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage på Datatilsynets avvisningsvedtak.
2 Saksgang
Datatilsynet mottok den 7. mai 2013 en henvendelse fra en tidligere klient ved barneverntjenesten i Steinkjer kommune. Vedkommende opplyste i brevet at hennes saksmappe fra tiden hun fikk oppfølging av barneverntjenesten er kommet på avveie. Hun opplyste at hun hadde bedt kommunen om en redegjørelse for hva som har hendt i saken uten å ha mottatt svar fra barneverntjenesten, og hun har vedlagt kopi av flere purringer som er sendt kommunen.
Datatilsynet tilskrev Steinkjer kommune den 7. juni 2013 og ba med hjemmel i personopplysningsloven § 44, jf § 42, Steinkjer kommune om følgende:
- Kommunens redegjørelse for de faktiske forholdene i saken.
- Kommunens beskrivelse av hvilke tiltak som eventuelt er gjort fra kommunens side dersom det foreligger et avvik i form av en saksmappe på avveie.
- Kommunens redegjørelse for hvordan Steinkjer kommune har imøtekommet klagers krav om innsyn.
Datatilsynet mottok redegjørelse fra Steinkjer kommune i brev av 13. juni 2013. Kommunen oppgir at de har kontaktet klager skriftlig og pr telefon og besvart hennes henvendelser. Steinkjer kommune opplyser at oversendelser til depot (IKA Trøndelag AS) skjer i samsvar med gjeldende forskrifter. IKA Trøndelag har etter henvendelse fra kommunen ikke funnet saksdokumenter på klager. Kommunen mener at det er sannsynlig at det burde foreligge en mappe vedrørende klager, uten at denne i dag kan finnes.
Datatilsynet fulgte videre opp saken ved å påpeke overfor kommunen at de etter personopplysningsloven § 14 har plikt til å ha tilfredsstillende dokumentert internkontroll. Etter personopplysningsforskriftens § 2-6 har kommunen også plikt til å ha et avvikssystem. Tilsynet la til grunn at hendelsen dokumenteres og følges opp som et avvik, ettersom kommunen mener at det trolig burde ha eksistert en mappe journal for den aktuelle personen.
Datatilsynet avsluttet saken gjennom å svare kommunen og klager i to separate brev av 15. juli 2013. Overfor kommunen påpekte tilsynet hvilke plikter kommunen har til å ha internkontroll og et fungerende avvikssystem når feil skjer. Klager fikk informasjon om at tilsynet ikke vil forfølge hennes sak videre med veiledning om hvordan hun selv kan følge videre opp. Datatilsynet opplyste at hendelsen trolig utgjør et brudd på den taushetsplikten barnverntjenesten har, og at brudd på taushetsplikt kan påklages og også anmeldes til politiet. Datatilsynet anbefalte klager å kontakte fylkesmannen som overordnet forvaltningsorgan for det kommunale barnevernet. Tilsynet la til grunn at fylkesmannen har kunnskap om hvordan klager videre bør gå frem.
Saken ble oversendt Personvernnemnda 6.11.2013, som mottok saken 18.11.2013. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 4.12.2013, med frist til uttalelse innen 19.12.2013. Klager ba i brev av 11.12.2013 om utsatt svarfrist. Utsettelse ble innvilget til 12.1.2014 og klager kommenterte klagen i brev av 8.1.2014.
3 Faktum
Klager har påklaget Datatilsynets avslutning av en sak vedrørende en forsvunnet barnevernsmappe.
4 Klagers anførsler
Klager anfører at hun ble rådet av Datatilsynet til å inngi klage til Datatilsynet på at Steinkjer kommune, det vil si tap av journalmappe og brudd på taushetsplikt. Datatilsynet viser til i sitt oversendelsesbrev at de har mottatt en redegjørelse fra Steinkjer kommune av 13. juni 2013. Klager har ikke mottatt kopi fra denne redegjørelsen, og kan derfor ikke uttale seg om denne.
Datatilsynet referer i sitt oversendelsesbrev til at kommunen i sin redegjørelse overfor Datatilsynet, angir at de (kommunen) har kontaktet undertegnede skriftlig, og per telefon samt besvart undertegnedes henvendelser. Steinkjer kommunes uttalelse som nevnt over samsvarer ikke med sakens realitet. Steinkjer kommune har aldri ringt klager og har heller aldri kontaktet klager skriftlig på eget initiativ.
Realiteten er derimot at klager i mange brev har bedt Steinkjer kommune om en skriftlig redegjørelse av hva som har skjedd med klagers mappe. Dette fremstår for klager som ubesvart og man kan da heller ikke si at Steinkjer kommune har besvart klagers henvendelse slik de angir overfor Datatilsynet.
At Datatilsynet på sin side påpeker overfor kommunen hvilke plikter kommunen har i forhold til internkontroll mv. er for så vidt greit nok, men klager savner oppfølging fra Datatilsynet i forhold til det faktum at det foreligger brudd på taushetsplikt og mappe på avveie som er sakens kjerne for klager.
Klager har imidlertid fulgt Datatilsynets veiledning om å klage til fylkesmannen samt anmelde forholdet til politiet. Klager vet per i dag ikke status i sak hos politiet. Klagen hos fylkesmannen er avsluttet, og på lik linje med Datatilsynet, ble klagen avsluttet etter at fylkesmannen hadde mottatt svar fra Steinkjer kommune på at de nå har innarbeidet sine rutiner.
Klager stiller seg undrende til at Datatilsynet i nærværende sak ikke følger opp saken videre vedrørende brudd på taushetsplikt og mappe på avveie som er sakens kjerne, og som klager opplever som et overgrep fra Steinkjer kommune. Klager ber om at Personvernnemnda sak ser de faktiske forhold i saken om brudd på taushetsplikt og mappe med sensitiv informasjon på avveie.
5 Datatilsynets vurdering
Datatilsynet er av den oppfatning at saken har vært tilstrekkelig fulgt opp fra tilsynets side. Datatilsynet har tilskrevet Steinkjer kommune og fått opplyst saken. Kommunen er enig at det burde eksistert en saksmappe på klager, og at denne trolig har kommet på avveie.
Datatilsynet har i samsvar med veiledningsplikten i forvaltningsloven § 11 gitt klager informasjon om hvordan hun kan forfølge sin sak videre, gjennom å anmelde forholdet til politiet og klage til overordnet forvaltningsorgan.
Datatilsynet vurderer at det ikke er hensiktsmessig å forfølge denne saken videre, ettersom den ikke har vært vurdert i det ordinære klagesystemet i barneverntjenesten. Vedtak om avvisning opprettholdes.
6 Personvernnemndas merknader
I denne saken har klager påklaget at Datatilsynet avsluttet en sak vedrørende en forsvunnet saksmappe i barneverntjenesten uten at mappen er kommet til rette. Problemstillingen er hvorvidt Datatilsynet har oppfylt sin veiledningsplikt og utredningsplikt etter forvaltningsloven. Datatilsynet har korrespondert med Steinkjer kommune og fått opplyst saken. Kommunen er enig at det burde eksistert en saksmappe på klager, men opplyser at denne mest sannsynlig er kommet på avveie. Datatilsynet har fulgt opp saken ved å påpeke overfor kommunen at de etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften har plikt til å ha tilfredsstillende dokumentert internkontroll og avvikssystem.
Personvernnemnda mener at det er viktig med god saksbehandling i forvaltningen og at reglene for dette blir fulgt. Det er beklagelig at en saksmappe med sensitive personopplysninger er på avveie.
Etter forvaltningsloven § 11 skal forvaltningsorganet gi veiledning om rett organ for klagen. Datatilsynet har både gitt klager informasjon om hvordan hun kan forfølge sin sak videre og fulgt opp saken mot kommunen. Nemnda er på denne bakgrunn kommet til at Datatilsynet har oppfylt sin veiledningsplikt etter forvaltningsloven § 11 og utredningsplikt etter forvaltningsloven § 17.
Datatilsynets vedtak om avvisning opprettholdes.
7 Vedtak
Klagen tas ikke til følge.
Oslo, 2. april 2014
Eva I E Jarbekk
Leder