Personvernnemndas avgjørelse av 6. juni 2006 (Jon Bing, Gro Hillestad Thune, Tom Bolstad, Hanne I Bjurstrøm, Leikny Øgrim, Siv Bergit Pedersen, Jostein Halgunset)
1 Innledning
Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage på tilsynets vedtak av 22.7.2005, om å ikke pålegge Fylkestrygdekontoret å slette opplysninger om klager.
2 Saksgang
Datatilsynet mottok den 29.4.2005 et brev fra klager, datert 25.4.2005. Henvendelsen gjaldt ønske om sletting av en legeerklæring fra 1989 og et legenotat fra 1990 som ble oppbevart hos Fylkestrygdekontoret i Oslo. Datatilsynet sendte 23.5.2005 en henvendelse til Fylkestrygdekontoret som ble besvart ved brev av 1.7.2005. Datatilsynet la deretter Fylkestrygdekontorets redegjørelse til grunn, og avsluttet saken i brev av 22.7.2005. Datatilsynets avgjørelse ble påklaget av klager i brev av 2.9.2005.
Personvernnemnda mottok saken fra Datatilsynet den 7.12.2005. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda den 13.12.2005.
Personvernnemnda kontaktet Fylkestrygdekontoret i Oslo i brev av 18.4.2006 og ba om å få en nærmere redegjørelse for hvorfor dokumentene fremdeles måtte oppbevares. I tillegg ba nemnda om å få opplyst klagers nåværende alder. Brevet ble besvart 9.5.2006. Fylkestrygdekontoret i Oslo opplyste da at det har vurdert saken på nytt, og kommet til at dokumentene kan slettes idet klager gikk over på alderspensjon fra november 2004.
3 Faktum
Klager ønsker sletting av to dokumenter som omhandler klager selv. Dette var en legeerklæring fra 1989, avgitt i forbindelse med krav om attføring og uførepensjon, og et legenotat fra 1990. Dokumentene oppbevares hos Fylkestrygdekontoret.
Da klager fremsatte ønsket overfor Datatilsynet, gjorde tilsynet Fylkestrygdekontoret oppmerksom på personopplysningsloven §§ 27 og 28, og ba om en redegjørelse for behovet for videre oppbevaring.
Fylkestrygdekontoret mente det ikke forelå grunnlag for sletting, og Datatilsynet valgte derfor å ikke pålegge sletting. Dette er påklaget av klager. Klagen var i utgangspunktet ikke rettidig fremmet, jf forvaltningsloven § 29 første ledd. Datatilsynet fant likevel at klagen kunne tas under behandling, jf forvaltningsloven § 31 første ledd litra a.
Datatilsynet bemerker at tilsynets avgjørelse om ikke å pålegge sletting ikke klart fremstår som et enkeltvedtak, jf forvaltningsloven § 2 første ledd litra b. Tilsynet foretok en realitetsvurdering av saken, og la deretter Trygdeetatens vurdering til grunn. Da avgjørelsen har betydning for klagers rettigheter, ble den likevel ansett som et enkeltvedtak.
4 Anførslene
Klager ønsker sletting med henvisning til pasientrettighetsloven § 5-2, jf helsepersonelloven §§ 42 til 44.
Klager anfører at sletting er rimelig på bakgrunn av tiden som er gått, og på grunn av dokumentenes innhold. Klager gir uttrykk for at det kun er vedkommende selv som vet om opplysningene i dokumentene er riktige. Det anføres også at hensynet til klagers nåværende alder er et argument for at dokumentene ikke har noen praktisk verdi.
Klager ber om at saken blir tatt opp til fornyet behandling og en konkret vurdering.
5 Datatilsynets vurdering
Datatilsynet finner ikke grunnlag for å pålegge sletting av dokumentene. Tilsynet forstår ikke umiddelbart behovet for videre oppbevaring av de aktuelle dokumentene, som nå er over 15 år gamle.
Tilsynet velger likevel å legge til grunn Fylkestrygdekontorets erklæring om at videre oppbevaring er nødvendig. Fylkestrygdekontoret uttaler at dokumentene er utarbeidet på trygdens anmodning som ledd i vurderingen av arbeidsuførhet. De er innhentet med hjemmel i folketrygdloven § 21-4 med det formål å avklare eventuelle rettigheter til uførepensjon fra folketrygden. Fylkestrygdekontoret anfører at det kan oppstå situasjoner som nødvendiggjør at en må gå tilbake og se på de dokumentene som ble lagt til grunn for tidligere stønadsvedtak, og at det derfor ikke er grunnlag for å slette dokumentene på det nåværende tidspunkt.
Datatilsynet viser også til at Fylkestrygdekontorets erklæring om at videre oppbevaring av dokumentene er nødvendig, er avgitt med kjennskap til regelen i personopplysningsloven § 28 om at oppbevaring av opplysninger som ikke lenger er nødvendig er ikke tillatt. Datatilsynet forutsetter også at Fylkestrygdekontoret i Oslo er kjent med at det er straffbart å unnlate å gi opplysninger etter § 44. Tilsvarende må gjelde for å gi feilaktig informasjon til tilsynsmyndigheten.
6 Personvernnemndas merknader
Personvernnemnda vil først slå fast at opplysningene i sin tid ble registrert med hjemmel i lov og er derfor lovlig behandlet, jf personopplysningsloven § 11, jf §§ 8 og 9, 1. ledd litra b. Opplysningene ble innhentet med hjemmel i folketrygdloven § 21-4, som lyder:
"§21-4. Innhenting av opplysninger og uttalelser
Ved behandling av krav om ytelser eller kontroll av løpende ytelser og tidligere utbetalte ytelser etter denne loven har trygdens organer rett til å innhente nødvendige opplysninger fra behandlingspersonell og andre som yter tjenester for trygdens regning. Det samme gjelder i forhold til arbeidsgiver, tidligere arbeidsgivere, offentlig myndighet, bank, forsikringsselskap, privat pensjonsordning, utdanningsinstitusjon, samt Statens lånekasse for utdanning. De som blir pålagt å gi opplysninger, plikter å gjøre dette uten godtgjørelse.
De som gir behandling eller yter tjenester for trygdens regning, plikter etter krav fra trygdens organer å gi de erklæringer og uttalelser som er nødvendige for at trygdens organer skal kunne vurdere rettigheter og plikter etter denne loven. Det samme gjelder andre særskilt sakkyndige. I en legeerklæring om sykefravær plikter legen å opplyse om en sykdom eller en skade kan ha sammenheng med arbeidssituasjonen.
Trygdens organer kan pålegge helseinstitusjoner, fengsler og boformer for heldøgns omsorg og pleie å gi rutinemessige meldinger om innskriving og utskriving av klienter.
De som blir pålagt å gi opplysninger, erklæringer og uttalelser, plikter å gjøre dette uten ugrunnet opphold og uten hinder av taushetsplikt.
Trygdens organer har videre rett til å innhente nødvendige opplysninger ved bevisopptak etter reglene i tvistemålsloven, eller ved politiet."
Opplysninger skal imidlertid ikke oppbevares lenger enn nødvendig. Det følger av personopplysningsloven § 28, 1. ledd at:
"Den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes"
Dette betyr at opplysningene skal slettes når de ikke lenger er av betydning for å gjennomføre formålet med behandlingen, med andre ord det formål opplysningene opprinnelig ble registrert for.
I brev til Personvernnemnda av 9.5.2006 viser Fylkestrygdekontoret til personopplysningsloven § 28 og skriver følgende:
"Fylkestrygdekontoret har vurdert saken på nytt, og kommet frem til at [klagers] behov for å få slettet dokumentene nå anses viktigere enn forvaltningens behov for å beholde dem i saken. I vurderingen har vi blant annet lagt vekt på at medlemmet fra november 2004 gikk over på alderspensjon, slik at den ytelsen dokumentene dannet grunnlag for (uførepensjon) ikke lenger løper.
Under henvisning til ovennevnte vil vi besørge makulering av de aktuelle dokumentene."
Personvernnemnda legger dette til grunn. Klager er blitt alderspensjonist og formålet med behandlingen - å avklare rettigheter til uførepensjon - er gjennomført. Uførepensjon utbetales ikke etter fylte 67 år, jf folketrygdloven § 12-4. Personvernnemnda tar til etterretning at Fylkestrygdekontoret vil makulere dokumentene.
7 Vedtak
Klagen avvises. Saken anses tilfredsstillende løst ved at Fylkestrygdekontoret vil besørge makulering av dokumentene.
Oslo, 6. juni 2006
Jon Bing
Leder