1. Saksgang
Klager henvendte seg 25.9.2000 til Datatilsynet med krav om at tilsynet skulle pålegge sletting av personopplysninger hos Statoil. Etter en omfattende korrespondanse fattet Datatilsynet 10.7.2001 vedtak om at det ikke var grunnlag for å pålegge sletting. Datatilsynets vedtak ble påklaget av klager 26.7.2001 i rett tid, jfr forvaltningsloven § 29. Saken ble oversendt til Personvernnemnda ved brev av 13.9.2001. Klagesaken er den første som behandles i Personvernnemnda, og saksbehandlingen har derfor tatt noe lenger tid enn man normalt vil forvente.
2. Sakens faktiske forhold
Klager har vært ansatt i bedriften siden 1977. I 1999 inngikk partene en «forliksavtale» som innebar at klager skulle avvikle sitt ansettelsesforhold og motta en engangserstatning og samtidig få rett til en tidligpensjon. I udatert brev, etter det opplyste sendt til arbeidsgiver 1.2.2000, forteller klager at da han skulle besøke bedriften torsdag 27.1.2000, ble han nektet adgang ved resepsjonen. Arbeidsgiver har konsesjon fra 1988 til et adgangskontrollsystem. I dette systemet står det anført i merknadsrubrikken: «Skal ikke slippes inn på Statoils kontorer. Ref…» Meldingen er registrert 26.1.2000. Det foreligger en omfattende korrespondanse i saken. Klager har også rettet henvendelser til Norske Sivilingeniørers Forening i anledning saken.
3. Anførslene
Klager hevder at Statoils pensjonister har adgang til lokalene i vanlig kontortid, uten at man behøver å angi noen spesiell grunn for besøket. Han mener at hans arbeidsforhold ble avviklet med overgang «til tidligpensjon på lik linje med andre tidligpensjonister i Statoil, som gir helt andre rettigheter i forhold til Statoil enn om man skulle ha sluttet i selskapet». Klager påberoper seg avtale om overgang til tidligpensjon av 16.12.1999, som er et standard formular og ikke inneholder noen bestemmelser om tilgang til lokalene. Klager hevder da også, f eks i brev av 1.2.2000 til Statoil, at spørsmål om «adgang til Statoil aldri [var] noe tema» i forhandlingene som ledet frem til avtalen, og at om «det fra Statoils side hadde vært ønskelig med en særordning for undertegnede vedrørende adgang til Statoil, skulle dette vært nedfelt i avtalen». Klager oppfatter nektelsen av adgang som at Statoil fremme er nytt krav, og hevder at det «er for sent å fremme nye krav og betingelser etter at avtalen forlengst har trådt i kraft». Statoil har et annet syn på tolkningen av avtalen I brev av 18.2.2000 fra Statoil heter det bl a at:
«Statoils hovedpoeng ved forliksavtalen av 16. desember -99 var at du skulle fratre din stilling og slutte i Statoil. At en har valgt å benytte tidligpensjonering som del av det økonomiske oppgjøret med deg, gir deg ikke noe grunnlag for å kunne hevde rett til alminnelig tilgang til Statoils lokaler som tidligpensjonist. Ved framtidige henvendelser til Statoil vil du derfor bli behandlet på lik linje med andre besøkende til selskapet.»
I brev (udatert, journalført av Datatilsynet 31.5.2001) sies bl a: «Det er vårt klare standpunkt at forliket også omfattet at han ikke skal ha noen form for tilgangsstatus til bedriftens lokaler.»
4. Datatilsynets vedtak
Datatilsynet tar opp spørsmålet etter hvilken lov saken skal avgjøres. Datatilsynet peker på at Statoil har konsesjon til sitt adgangskontrollsystem fra 1988, og at den behandling av personopplysninger som systemet forutsetter, ennå ikke er meldt etter personopplysningsloven § 31. Dette antar Datatilsynet at må føre til at overgangsreglene i personopplysningsloven § 51 nr 1 kommer til anvendelse, og at saken må behandles etter bestemmelsene i personregisterloven, nærmere bestemt personregisterloven § 8, 2.ledd. I vedtaket av 10.7.2001 antar Datatilsynet at det
«faller utenfor Datatilsynets mandat å vurdere hvorvidt meldingen som begrenser Deres tilgang til Statoils lokaler er i strid med forliksavtalen/tidligpensjonistavtalen mellom Dem og Statoil. Dette er en konflikt av avtalerettslig art som må løses før Datatilsynet eventuelt kan pålegge sletting. De må således dokumentere at det her foreligger en uriktig opplysning.»
I oversendelsesbrevet til Personvernnemnda av 13.8.2001 henvises det i hovedsak til denne vurderingen, og gjentas at Datatilsynet allerede i brev av 15.11.2000 hadde gjort oppmerksom på det syn
«at det ikke er opp til tilsynet å vurdere hvorvidt meldingen som begrenser (NN's) tilgang til Statoils lokaler er i strid med forliksavtalen mellom Statoil og (NN)».
Avslutningsvis heter det i Datatilsynets brev:
«Etter Datatilsynets oppfatning er det avgjørende at man i denne saken får klarlagt de faktiske forholdene rundt (NN's) tilgang til Statoils lokaler. Tilsynet mener at dette er et spørsmål av avtalerettslig art som må vurderes av andre enn Datatilsynet før det eventuelt kan fattes pålegg om sletting. Datatilsynets kompetanse til å pålegge sletting i medhold av personregisterlovens regler forutsetter at det foreligger en uriktig eller ufullstendig opplysning, jf. lovens § 8. Tilsynet finner ikke dette tilstrekkelig dokumentert. På bakgrunn av ovennevnte finner Datatilsynet ikke grunnlag for å kunne omgjøre sitt vedtak og opprettholder derfor avslaget.»
5. Personvernnemndas vurderinger
Personvernnemnda slutter seg til Datatilsynets vurdering av at saken må bli å avgjøre etter personregisterloven, jfr personopplysningsloven § 51 nr 1. Personregisterloven § 8 krever at opplysninger «rettes, slettes eller suppleres» dersom opplysningene er «uriktige eller ufullstendige», om det ikke er adgang til å ta inn opplysningene i registeret, eller opplysningene ikke lenger har betydning. Etter personregisterloven § 8, 2.ledd kan Datatilsynet, hvis vilkårene er oppfylt, gi pålegg om «retting, sletting eller supplering». Personvernnemnda konstaterer at det her er registrert en opplysning som angir at klageren ikke har tilgang til «Statoils kontorer». Det er uten videre klart at Statoil står fritt til å bestemme hvem som i alminnelighet skal ha adgang til deres kontorer og andre lokaler. Som arbeidsgiver vil Statoil også gjennom instruks innen svært vide grenser kunne bestemme hvilke deler av virksomhetens lokaler den enkelte ansatte skal ha tilgang til. Klager hevder imidlertid – og denne delen av klagers påstand er det nemnda kan se, ikke motsagt – at tidligpensjonister har en vid adgang til lokalene hos deres tidligere arbeidsgiver. Klageren hevder derfor at avtalen om tidligpensjon gir han et selvstendig grunnlag for å få tilgang til lokalene. Hvis man legger til grunn at avtalen gir en slik rett, vil derfor opplysningene være uriktige. Statoil har imidlertid hevdet en annen tolkning av avtalen. Slik nemnda forstår det, anser Statoil tidligpensjonistavtalen som del av et større forlik, som ikke er blitt dokumentert i alle sine detaljer. Selskapet mener, slik nemnda forstår det, at det av sammenhengen fremgår at hensikten med forliket var å avslutte klagerens ansettelsesforhold, og at det derfor også var klart at denne formen ble valgt av hensiktsmessighetsgrunner snarere enn for å sikre klageren de rettigheter som tidligpensjonister ellers måtte ha. Hvis man legger denne forståelsen til grunn, vil registreringen være et utslag av Statoils frihet til å regulere hvem som får tilgang til selskapets lokaler, og dermed ikke være en opplysning som kan slettes med hjemmel i personregisterloven § 8. Datatilsynet har avvist klagen fordi en avgjørelse forutsetter at Datatilsynet må ta stilling til tvisten om tolkningen av avtalen. I vedtaket er dette formulert dit hen at det faller utenfor Datatilsynets «mandat» å ta stilling til dette forholdet, og i oversendelsesbrevet at «dette er et spørsmål av avtalerettslig art som må vurderes av andre enn Datatilsynet». Personvernnemnda ser det slik at for å ta stilling til hvorvidt man kan gi pålegg etter personregisterloven § 8, må man prejudisielt tolke avtalen. Personvernnemnda anser at man har kompetanse til å velge en slik fremgangsmåte. Tolkningen ville da selvsagt ikke være bindende for noen av partene, men pålegget ville få de rettsvirkninger som følger av loven. Hver av partene ville imidlertid ved fastsettelsesdom kunne fastlegge tolkningen av avtalen. Selv om personvernnemnda har kompetanse til å gi pålegg, følger det imidlertid av personregisterloven § 8, 2.ledd at man står fritt med hensyn til hvorvidt man vil velge å benytte denne kompetansen. Dvs at selv om man antar at det foreligger uriktige opplysninger, er det opp til personvernnemndas skjønn hvorvidt den velger å bruke sin kompetanse. I dette tilfellet beror vurderingen for det alt vesentlig på tolkningen av avtalen. Som det fremgår av sakens dokumenter, inngår avtalen i et mer sammensatt forhold mellom partene. En strid om tolkning av avtaler vil normalt finne sin endelige løsning for en domstol. Her vil partene muntlig selv kunne fremføre sitt syn for retten, og de vil også kunne føre vitner som opplyser saken, også de forhold som ikke har nedfelt seg skriftlig. Saksbehandlingsreglene etter forvaltningsloven, som Personvernnemnda følger, gir ikke samme rom for opplysning av saken. På denne bakgrunn slutter Personvernnemnda seg til Datatilsynets vurdering at det tema som tolkning av avtalen representerer, er uegnet for en prejudisiell avgjørelse av Personvernnemnda. Personvernnemnda kommer derfor til at den ikke vil nedlegge noe påbud om sletting eller retting av de opplysninger som er innført i Statoils system for adgangskontroll.
Personvernnemnda henleder oppmerksomheten på spørsmålet om de registrerte opplysninger er gitt en videre spredning enn nødvendig idet sakens dokumenter etterlater tvil om hvilken krets som er gitt tilgang til opplysning om at klager ikke skal gis tilgang; og om formulering av tilgangsnektelse kunne utformes mindre belastende.
For ordens skyld nevnes at vedtaket ikke er en avvisning av saken. I korrespondansen fra Datatilsynet er uttrykket «avvisningsvedtak» benyttet, og det kan forstås dit hen at man ikke anser seg for å ha kompetanse til å prøve saken. Personvernnemnda har tatt stilling til sakens realitet, og kommer i praksis til samme resultat som Datatilsynet.
Personvernnemnda har etter dette fattet slikt vedtak:
«Klagen tas ikke til følge.»
For Personvernnemnda
Jon Bing
Leder