Personvernnemndas vedtak 28. april 2020 (Mari Bø Haugstad, Bjørnar Borvik, Gisle Hannemyr, Hans Marius Graasvold, Hans Marius Tessem, Ellen Økland Blinkenberg, Audhild Gregoriusdotter Rotevatn)
Saken gjelder klage fra X kommune på Datatilsynets vedtak 20. august 2019 der Datatilsynet påla kommunen å slette personopplysninger i elevmappen til A.
Sakens bakgrunn
Saken har sin opprinnelse i en bekymringsmelding sendt fra skolen til kommunens barne- og familietjeneste 9. september 2016 vedrørende 11-årige A. Bekymringsmeldingen omhandlet ulike forhold knyttet til barnets situasjon på skolen og i hjemmet og ble håndtert i tråd med kommunens rutiner i saker med mistanke om vold og seksuelle overgrep. Opplysningene ble lagret i As elevmappe i saksbehandlingssystemet ESA Sikker. Saken ble henlagt av barneverntjenesten uten at det ble iverksatt tiltak. A har et særlig tilretteleggingsbehov i skolen på grunn av sin helse og både bekymringsmeldingen og tilhørende dokumenter inneholder helseopplysninger (særlig kategori av personopplysninger jf. personvernforordningen artikkel 9).
I forbindelse med at A skulle begynne på ungdomsskolen henvendte As foreldre, seg til skolen 28. mai 2018 og ba om at alle dokumenter og opplysninger knyttet til skolens bekymringsmelding til barneverntjenesten ble slettet fra As elevmappe, slik at disse opplysningene ikke skulle følge henne over til ungdomsskolen.
Kommunen avslo kravet om sletting under henvisning til skolens arkivplikt i brev 6. juli 2018, men sperret alle de aktuelle dokumentene slik at de ikke var synlige eller tilgjengelige for ansatte på ungdomstrinnet.
Foreldrene opprettholdt kravet om sletting og kontaktet Datatilsynet i brev 21. august 2018.
Datatilsynet ba kommunen om en redegjørelse og fikk dette i brev fra kommunen 31. januar 2019.
Datatilsynet har, for å hindre ytterligere spredning av sensitive personopplysninger, ikke innhentet de aktuelle dokumentene.
Tilsynet varslet kommunen om vedtak med pålegg om sletting av sensitive personopplysninger i As elevmappe 30. april 2019. Kommunen ga sine merknader til varselet i brev 22. mai 2019. As foreldre ga også kommentarer til varselet 19. juni 2019.
Datatilsynet påla kommunen å slette alle personopplysninger knyttet til bekymringsmeldingen vedrørende A i vedtak 20. august 2019, jf. personvernforordningen artikkel 17 nr. 1 bokstav c.
Kommunen framsatte rettidig klage på Datatilsynets vedtak 13. september 2019. Datatilsynet vurderte klagen, men fant ikke grunnlag for å endre sitt vedtak. Saken ble oversendt til Personvernnemnda 20. januar 2020. Partene ble orientert om saken i brev fra nemnda, og fikk anledning til å komme med kommentarer. X kommune har i brev til nemnda 26. februar 2020 gitt sine kommentarer. Nemnda har innhentet tre dokumenter fra As foreldre for å klargjøre faktum (foreldrenes brev til kommunen 28. mai 2018 med anmodning om sletting, kommunens svar til foreldrene 6. juli 2018 og et referat fra møte hos barne- og familietjenesten 27. mars 2017). Dokumentene er omtalt i foreldrenes brev til Datatilsynet 21. august 2018, men ble ved en glipp ikke vedlagt. Nemnda ba Datatilsynet om en tilleggsredegjørelse, som ble gitt i brev 24. april 2020.
Saken ble behandlet i nemndas møte 28. april 2020. Personvernnemnda hadde følgende sammensetning: Mari Bø Haugstad (leder), Bjørnar Borvik (nestleder), Gisle Hannemyr, Hans Marius Graasvold, Hans Marius Tessem, Ellen Økland Blinkenberg og Audhild Gregoriusdotter Rotevatn. Nemndas sekretær, Anette Klem Funderud var også tilstede.
Kommunens anførsler i korte trekk
Kommunen har behandlingsgrunnlag for å lagre personopplysningene i elevmappen i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (allmennhetens interesse). Når det gjelder helseopplysningene, har kommunen behandlingsgrunnlag i artikkel 9 nr. 2 bokstav g, jf. opplæringslova (viktige allmenne interesser) og bokstav j (arkivformål i allmennhetens interesse). Også potensielle fremtidige rettskrav gir behandlingsgrunnlag, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav f.
Opplysningene i elevmappen er dokumentasjon som omfattes av oppbevaringsplikten i arkivlova § 6. Skolen har etter opplæringslova plikt til å dokumentere tjenesten den utfører. Dokumentasjonen er viktig for å synliggjøre grunnlaget for beslutninger som skolen tar og for å tilfredsstille opplæringslovas strenge krav til individuell oppfølging av elever.
Dokumentene er også viktig for å vise at skolen har ivaretatt meldeplikten etter opplæringslova § 15-3, jf. barnevernloven § 6-4, herunder avvergeplikten i straffeloven § 196.
As foreldre har protestert på kommunens behandling av opplysningene, jf. personvernforordningen artikkel 21 nr. 1 og Datatilsynet har pålagt sletting etter artikkel 17 nr. 1 bokstav c. Kommunen er sterkt uenig i Datatilsynets vurdering av at det ikke foreligger tvingende berettigede grunner for kommunens behandling som må gå foran den registrertes rettigheter. Kommunen viser i den forbindelse til de strenge vilkårene for foreldelse i forhold til skade påført barn før fylte 18 år, jf. foreldelsesloven § 9 nr. 2. Kommunen peker også på at foreldre og barn kan ha forskjellige interesser mht. om opplysningene skal slettes og at skolen skal ivareta barnets rettigheter. Forskjellen mellom barnets og foreldrenes interesser viser seg særlig i en sak som gjelder bekymringsmelding til barnevernet.
Kommunen stiller seg undrende til Datatilsynets vurdering av betydningen av en henleggelse i en barnevernsak. Man kan ikke konkludere mht. meldingens troverdighet og innhold på bakgrunn av en henleggelse. Barnevernets henleggelse betyr ikke annet enn at barneverntjenesten, på tidspunktet for avgjørelsen, ikke fant grunn til tiltak uten samtykke. Opplysningene i elevmappen er korrekte fordi det også her framgår at barnevernet har henlagt bekymringsmeldingen.
Hensynet til elevens integritet er ivaretatt gjennom skjerming av dokumentene.
Datatilsynet har foretatt en mangelfull vurdering av unntakene i artikkel 17 nr. 3.
Vilkåret for unntaket i artikkel 17 nr. 3 bokstav d (arkivformål i allmennhetens interesse) kommer til anvendelse, jf. PVN-2018-13. Opplysningene er viktige både for å ivareta barnets og skolens interesser. En sletting av opplysningene vil i alvorlig grad hindre formålet med behandlingen.
Datatilsynet har ikke vurdert unntakene fra sletting i personvernforordningen artikkel 17 nr. 3 bokstav b og e. Dette er en svakhet ved Datatilsynets avgjørelse.
Saken innebærer en prinsipiell avveining mellom arkivlov og personvernlovgivning. Datatilsynets pålegg om sletting er i strid med forbudet mot kassasjon i arkivloven § 9. Saken har prinsipiell betydning utover denne konkrete saken. Kommunen oppfordrer til at saken diskuteres med Riksarkivaren.
Foreldrenes anførsler i korte trekk
Foreldrene ber om at samtlige opplysninger vedørende barnevernsaken skal slettes fra As elevmappe. Det dreier seg om svært sensitive og belastende opplysninger for barnet og familien. Bekymringsmeldingen ble raskt henlagt både av barnevernet og politiet.
At dokumentene sperres, og ikke slettes fra elevmappen i sin helhet, er ikke tilstrekkelig for foreldrene.
Denne saken kommer til å følge A og familien videre i hennes skolegang og senere i livet. Det oppleves som en svært stor belastning for foreldrene. Det er viktig for familien å få slettet dokumentene i elevmappen slik at de ikke følger med A gjennom skolegangen. Det påvirker omdømmet til foreldre og familien i sin helhet at barnevernssaken med tilhørende dokumenter fortsatt ikke er slettet fra elevmappen.
Både politi og Barne- og familietjenesten henla saken etter kort tid, da det ikke var noe grunnlag for slik mistanke som skolen henviste til. Barne- og familietjenesten skal ha anbefalt familien å kjempe for at dokumentene slettes.
Foreldrene opplever at skolen fortsatt dømmer dem ettersom skolen oppbevarer dokumentene i elevmappen for å dokumentere arbeidet som er gjort en gang i fremtiden. Dette tyder på at skolen ikke har lagt saken bak seg, og at de forventer å få bruk for dokumentene senere. Dette er ikke riktig overfor familien, all den tid både politi og barnevern klart har uttalt det ikke var grunnlag for en slik bekymring.
Kommunen har ikke behov for dokumentene for å oppfylle kravene i opplæringslova eller annen lovgivning.
Kommunen har en lovpålagt plikt til å melde inn bekymringer etter opplæringslova § 15-3, men i denne saken var det ikke grunn til bekymring. Skolen brukte ufaglært personell rundt A, selv om det forelå en avtale om at det kun skulle være faglært personell i teamet hennes. Det har heller ikke vært en god dialog mellom skole og foreldre. Hadde skolen hatt en tett dialog med foreldrene ville det mest sannsynlig ikke blitt sendt bekymringsmelding.
Begrunnelsen kommunen bruker for å ta vare på dokumentene er at det skal være etterprøvbart at opplæringslova er fulgt ved en eventuell erstatningssak mot dem. Barnevernet vil imidlertid ivareta disse dokumentene, og ved en eventuell sak kan disse dokumentene hentes ut. Det er derfor ingen grunn til at dokumentene skal følge As elevmappe. Dokumentene skolen ønsker å beholde, vil ikke slettes fra barnevernets system.
Hovedtrekkene i Datatilsynets vurdering
Datatilsynet foretar først en vurdering av om retten til å protestere mot behandlingen etter artikkel 21 er oppfylt, deretter vurderes om vilkårene for sletting er oppfylt etter artikkel 17 nr. 1 bokstav c, før tilsynet til slutt vurderer om det foreligger unntak fra plikten til å slette opplysningene i artikkel 17 nr. 3.
Vurdering av om retten til å protestere mot behandling av personopplysninger er oppfylt
Datatilsynet legger til grunn at kommunens behandling av personopplysninger i arkivet har sitt rettslige grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. arkivlova § 6 og at inngangsvilkåret for at artikkel 21 kommer til anvendelse dermed er oppfylt, jf. artikkel 21 nr. 1.
Deretter drøfter tilsynet hva som ligger i vilkåret «grunner knyttet til vedkommendes særlige situasjon» og konkluderer med at den registrerte oppfyller dette vilkåret. Det vises særlig til at opplysningene som kreves slettet omhandler et barn.
Tilsynet går så over til å drøfte om det foreligger «tvingende berettigede grunner» for kommunens behandling av opplysningene. Datatilsynet legger til grunn at det i dette ligger et krav om at det ikke skal finnes andre muligheter for å ivareta den behandlingsansvarliges interesser ved behandlingen og at terskelen for fortsatt behandling av personopplysningene dermed er høy.
Datatilsynet tar utgangspunkt i to grunnleggende personvernprinsipper; prinsippet om dataminimering og prinsippet om riktighet. Under henvisning til at både bekymringsmeldingen og tilhørende korrespondanse er lagret i hjelpeinstansens (barnevernets) arkiv, vurderer Datatilsynet at opplysningene som kreves slettet bør slettes fra elevmappen (dataminimering).
Datatilsynet peker videre på at uriktige opplysninger har begrenset dokumentasjonsverdi etter arkivlova § 1 og at X kommune ikke har bestridt klagers påstand om at det ikke var hold i bekymringen som ble uttalt fra skolens side. Etter Datatilsynets vurdering kan ikke kommunens argument om at opplysningene kan være korrekte til tross for barnevernets henleggelse være et moment som taler for at opplysningene fortsatt bør lagres i elevmappen. Tilsynet begrunner dette slik:
«Argumentet som X kommune kommer med illustrerer nettopp hvorfor familien opplever den videre lagringen av opplysningene i elevmappen som belastende. Opplysningene som ønskes slettet er beskrivelser av elevens tidligere situasjon og utfordringer på skolen, og forhold som de ønsker å legge bak seg. Til tross for dette fortsetter opplysningene å være en del av bakgrunnsinformasjonen som lærere og andre får om eleven og som kan få betydning for hvordan hun blir behandlet.»
Datatilsynet anser ikke sperring av opplysningene som en tilfredsstillende løsning.
Datatilsynet konkluderer deretter med at kommunen har berettigede grunner for å behandle personopplysninger om klagernes datter i sine arkiver, men at disse grunnene ikke er tvingende, og at vilkårene for å protestere mot behandlingen etter artikkel 21 dermed er oppfylt.
Vurdering av om vilkårene for sletting er oppfylt
Datatilsynet går deretter over til å vurdere om det foreligger «mer tungtveiende berettigede grunner til behandlingen», jf. artikkel 17 nr. 1 bokstav c.
Datatilsynet påpeker at ordlyden i artikkel 17 nr. 1 bokstav c skiller seg fra ordlyden i artikkel 21 nr. 1, hvor det kreves at det foreligger «tvingende berettigede grunner». Tilsynet legger til grunn at denne ordlydsforskjellen er utilsiktet og at ordlyden i artikkel 17 skal tolkes i samsvar med ordlyden i artikkel 21, altså at det kreves tvingende berettigede grunner for behandlingen.
Under henvisningen til drøftelsen ovenfor konkluderer Datatilsynet deretter med at «vilkårene for å slette opplysningene etter art. 17 nr. 1 bokstav c [er] oppfylt».
Vurdering av om det foreligger unntak fra plikten til å slette personopplysningene
Datatilsynet viser til at personvernforordningen artikkel 17 nr. 3 bokstav d oppstiller unntak fra retten til sletting dersom behandlingen av personopplysningene er «nødvendig for arkivformål i allmenhetens interesse», i den grad retten til sletting «sannsynligvis» vil gjøre det «umulig eller i alvorlig grad» hindre at formålene med behandlingen nås.
Datatilsynet legger til grunn at det ut fra ordlyden kreves sannsynlighetsovervekt for at formålet med behandlingen umulig kan oppnås uten at personopplysningene behandles, eller at formålet med behandlingen i alvorlig grad hindres dersom opplysningene slettes. Videre vises det til at det etter ordlyden ikke kreves at det innhentes uttalelse fra Riksarkivaren.
Datatilsynet viser til tidligere drøftelser og vurderer det slik at saken hos X kommune etter deres syn vil være tilstrekkelig dokumentert uten at opplysningene er lagret i elevmappen, og at opplysningene som ønskes slettet har begrenset dokumentasjonsverdi for saken.
Datatilsynet konkluderer deretter med at sletting av opplysningene fra elevmappen ikke gjør det umulig å oppfylle formålet med behandlingen og at sletting av opplysningene ikke i alvorlig grad vil hindre formålet. Vilkårene for unntak fra plikten til å slette personopplysningene er dermed ikke oppfylt.
Personvernnemndas vurdering
Nemnda skal ta stilling til om X kommune skal pålegges å slette personopplysninger fra As elevmappe knyttet til en bekymringsmelding som skolen sendte barneverntjenesten.
Nemnda tar utgangspunkt i personvernforordningen artikkel 17 som regulerer retten til sletting. Artikkel 17 nr. 1 lyder slik:
«1. Den registrerte skal ha rett til å få personopplysninger om seg selv slettet av den behandlingsansvarlige uten ugrunnet opphold, og den behandlingsansvarlige skal ha plikt til å slette personopplysninger uten ugrunnet opphold dersom et av de følgende forhold gjør seg gjeldende:
a) personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålet som de ble samlet inn eller behandlet for,
b) den registrerte trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen, i henhold til artikkel 6 nr. 1 bokstav a) eller artikkel 9 nr. 2 bokstav a), og det ikke finnes noe annet rettslig grunnlag for behandlingen,
c) den registrerte protesterer mot behandlingen i henhold til artikkel 21 nr. 1, og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner til behandlingen, eller den registrerte protesterer mot behandlingen i henhold til artikkel 21 nr. 2,
d) personopplysningene er blitt behandlet ulovlig,
e) personopplysningene må slettes for å oppfylle en rettslig forpliktelse i unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett som den behandlingsansvarlige er underlagt,
f) personopplysningene er blitt samlet inn i forbindelse med tilbud om informasjonssamfunnstjenester som nevnt i artikkel 8 nr. 1»
Nemnda legger til grunn at de aktuelle hjemlene for å pålegge sletting i dette tilfellet vil være artikkel 17 nr. 1 bokstav a og/eller bokstav c. Videre åpner artikkel 17 nr. 3 for en rekke unntak fra retten til sletting. Nemnda kommer tilbake til dette.
I forarbeidene til personopplysningsloven 2018, Prop.56 LS (2017-2018), side 65 uttaler departementet om artikkel 17:
«Bestemmelsen gir den registrerte rett til sletting av personopplysninger på en rekke ulike grunnlag, jf. artikkel 17 nr. 1 bokstav a til f. Regelen er imidlertid i stor grad knyttet til om vilkårene for behandling av personopplysningene er oppfylt, og medfører derfor først og fremst en tydeliggjøring og ingen vesentlig utvidelse av plikten til sletting.»
Det avgjørende for foreldrenes rett til å kreve sletting blir dermed om skolens/kommunens behandling av de aktuelle personopplysningene er i tråd med de vilkårene for behandling av personopplysninger som oppstilles i personopplysningsloven, herunder personvernforordningen.
De alminnelige reglene om behandlingsgrunnlag følger av personvernforordningen artikkel 6. Artikkel 6 nr. 1 lyder slik:
«1. Behandlingen er bare lovlig dersom og i den grad minst ett av følgende vilkår er oppfylt:
a) den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål
b) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse,
c) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige,
d) behandlingen er nødvendig for å verne den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser,
e) behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt,
f) behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter går foran og krever vern av personopplysninger, særlig dersom den registrerte er et barn.
Nr. 1 bokstav f får ikke anvendelse på behandling som utføres av offentlige myndigheter som ledd i utførelse av deres oppgaver.»
Nemnda legger, som Datatilsynet, til grunn at kommunen har behandlingsgrunnlag i artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. arkivlova § 6. I den grad arkivlova pålegger kommunen arkivering av opplysningene, slik kommunen anfører, vil kommunen ha behandlingsgrunnlag i artikkel 6 nr. 1 bokstav c (oppfylle en rettslig forpliktelse). For særlig kategorier av personopplysninger (helseopplysninger) har kommunen supplerende behandlingsgrunnlag i artikkel 9 nr. 2 bokstav g (viktige allmenne interesser) og bokstav j (arkivformål), eventuelt også bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).
De relevante unntakene fra sletteplikt i denne saken følger av artikkel 17 nr. 3 bokstav b og d. De lyder slik:
«Nr. 1 og 2 får ikke anvendelse dersom nevnte behandling er nødvendig
[…]
b) for å oppfylle en rettslig forpliktelse som krever behandling i henhold til unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett som den behandlingsansvarlige er underlagt, eller for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt,
[…]
d) for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål i samsvar med artikkel 89 nr. 1 i den grad rettigheten nevnt i nr. 1 sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad vil hindre at målene med nevnte behandling nås, […]»
Om unntakene i artikkel 17 nr. 3 bokstav b og d sier departementet i Prop.56 LS (2017-2018) side 81:
«Artikkel 17 nr. 3 bokstav d gjør på samme vilkår som i artikkel 14 nr. 5 bokstav b unntak fra retten til sletting. Den registrerte har altså ikke krav på sletting dersom dette vil umuliggjøre eller i alvorlig grad hindre oppfyllelsen av formålene med behandling for arkiv, forskning og statistikk i samsvar med artikkel 89 nr. 1. Det kan videre nevnes at den registrerte heller ikke har rett til sletting dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter unionsretten eller nasjonal rett eller for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jf. artikkel 17 nr. 3 bokstav b. Dette innebærer at arkivlovas regler om kassasjon og innskrenket råderett på samme måte som i dag vil gå foran retten til sletting, jf. § 28 første ledd i dagens lov [2000]. I motsetning til gjeldende personopplysningslov [2000] gir forordningen ingen kompetanse for Datatilsynet til å fatte vedtak om sletting som går foran arkivlovgivningen, sml. gjeldende personopplysningslov [2000] § 27 tredje ledd og § 28 fjerde ledd.»
Nemnda legger til grunn at formålet med å samle personopplysninger i elevmappene er å kunne gi elevene den undervisningen og den oppfølgingen som elevene har krav på etter opplæringslova, herunder ivareta opplæring av elevene, avdekke behov for og tilrettelegge for tilpasset opplæring, ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til diagnoser mv. for å kunne møte elevens behov, samt ha nødvendig informasjon for å ivareta elevenes behov for bistand i saker av personlig eller sosial karakter. Bruken av opplysningene vil også være regulert av forvaltningsloven, mens arkivering og bevaring av opplysningene, etter at eleven ikke lenger er elev ved skolen, vil være regulert av arkivlova.
Det er ingen tvil om at opplysninger som knytter seg til skolens innsendelse av en bekymringsmelding til barnevernet representerer opplysninger som hører hjemme i den aktuelle elevens elevmappe. Det er heller ikke anført at registrering av disse opplysningene ikke hadde behandlingsgrunnlag og var ulovlig da eleven var elev på skolen. Spørsmålet er om dette er annerledes når eleven ikke lenger er elev ved skolen, etter å ha blitt flyttet over i ungdomsskolen, eventuelt om behovet for å oppbevare disse opplysningene opphører når barnevernet henlegger saken.
Arkivlova med forskrifter har regler om arkivering og bevaring av dokumenter. Formålet med arkivlova er ifølge loven § 1:
«å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida».
Det følger videre av Riksarkivarens forskrift (forskrift 19. desember 2017 nr. 2286) § 7-1 bokstav c at formålet blant annet er å:
«sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt.»
I forskriftens del III er det fastsatt hvilke sakstyper som ikke kan slettes («gjøres til gjenstand for kassasjon»), se § 7-23 og i forskriften § 7-28 (3) bokstav e og f er det gitt bestemmelser om opplysninger om enkeltelever som skal oppbevares. For disse opplysningene har Datatilsynet ikke kompetanse til å pålegge sletting. Det er i tillegg, etter forskriften § 7-23, opp til den enkelte kommune og fylkeskommune å avgjøre om den ønsker å bevare mer dokumentasjon, fra en eller flere sakstyper, enn det forskriften pålegger. Disse opplysningene kan pålegges slettet etter artikkel 17 nr. 1 bokstav a eller bokstav c, med mindre en vurdering etter artikkel 17 nr. 3 bokstav d medfører et annet resultat.
Det er etter nemndas vurdering ikke mulig ut fra sakens dokumenter å ta stilling til om det, blant de opplysningene som kreves slettet, også er opplysninger som skal oppbevares etter Riksarkivarens forskrift § 7-28 eller om alle opplysningene tilhører gruppen opplysninger som kommunen kan oppbevare etter forskriften § 7-23. For en forsvarlig behandling av dette spørsmålet må de aktuelle dokumentene innhentes og de ulike personopplysningene undergis en konkret vurdering. Kommunens (skolens) arkivplikt etter forskriften § 7-28 kan ikke ivaretas av barneverntjenesten, selv om de også er et kommunalt organ.
I og med at nemnda har kommet til at unntaket for sletteplikt i artikkel 17 nr. 3 bokstav d uansett kommer til anvendelse (se nedenfor), har nemnda likevel ikke innhentet de aktuelle dokumentene for å unngå ytterligere spredning av personopplysninger.
Etter nemndas vurdering er fortsatt lagring av opplysningene i elevmappen nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse og sletting av opplysningene vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med nevnte behandling nås. Målene med fortsatt lagring av opplysningene er å sikre at opplysningene ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt. Nemnda vil begrunne sin vurdering nærmere i det følgende.
Elevmappen dokumenterer skolens oppfølging av eleven, herunder bekymringsmeldingen og dens tilblivelse. Det må antas at det er registrert opplysninger om tilblivelsen og oversendelsen av bekymringsmeldingen som ikke inngår i selve den meldingen som ble sendt barnevernet. Skolen står rettslig ansvarlig for det den har gjort eller ikke gjort i henhold til loven og det er behov for at skolen dokumenterer dette, uavhengig av hvilke vurderinger barneverntjenesten gjør i saken. Skolen har også bevisbyrden i erstatningssaker som omhandler elevens psykososiale skolemiljø, jf. opplæringslova § 9 A-15, annet ledd.
Arkiveringsbehovet er ikke ivaretatt ved at bekymringsmeldingen er arkivert hos barneverntjenesten. Skolens og barneverntjenestens oppgaver, ansvarsområder og dokumentasjonsbehov er regulert av ulike lover, henholdsvis opplæringslova og barnevernloven. Både sakens parter og de behandlingsansvarlige er forskjellig. Barneverntjenesten er ikke involvert i skolens sak, mens skolen har rollen som offentlig melder i barnevernets sak.
Datatilsynet har vist til at «uriktige opplysninger har begrenset dokumentasjonsverdi etter arkivlova § 1» og synes å legge til grunn at barnevernets henleggelse av saken tilsier at det ikke var hold i bekymringen som ble uttalt fra skolens side og at bekymringsmeldingen dermed har begrenset dokumentasjonsverdi. Nemnda deler ikke den vurderingen. Det er ikke på grunnlag av denne sakens dokumenter mulig å mene noe om grunnlaget for den bekymringen som skolen sendte barnevernet. At barneverntjenesten ikke fant grunn til å iverksette tiltak er ikke det samme som at det var feil av skolen å sende en bekymringsmelding. Uavhengig av om skolens bekymring var godt eller dårlig begrunnet, er det viktig at dokumentasjonen knyttet til hva skolen gjorde blir oppbevart. Den kan representere viktig dokumentasjon for mulige senere rettslige krav, enten fra foreldrene eller fra barnet selv etter at det blir myndig. Selv om foreldrene er barnets verger og handler på barnets vegne jf. vergemålsloven § 16, jf. §§ 8 og 9, vil mulige interessekonflikter mellom barnet og vergene være relevante ved vurderingen av hva som utgjør viktig rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon, ikke minst når opplysningene som kreves slettet er knyttet til opplysninger om barnets foreldre og deres omsorgsutøvelse.
Det foreligger etter dette tvingende berettigede grunner for fortsatt oppbevaring av de aktuelle opplysningene i kommunens arkiv, som går foran den registrertes interesser, rettigheter og friheter, jf. artikkel 21 nr. 1. Etter nemndas vurdering er både barnet og foreldrenes rett til personvern godt ivaretatt ved at dokumentene med de aktuelle opplysningene er sperret slik at de ikke er synlig eller tilgjengelig for noen ansatte på ungdomsskolen hvor A er elev og heller ikke vil følge A videre i skoleløpet. Det er kun systemadministrator i kommunens saksbehandlingssystem som kan hente fram opplysningene.
Kommunen gis etter dette medhold i sin klage.
Vedtaket er enstemmig.
Vedtak
Datatilsynets vedtak omgjøres. X kommune pålegges ikke å slette personopplysningene vedørende barnevernssaken fra As elevmappe, jf. artikkel 17 nr. 3 bokstav d.
Oslo, 28. april 2020
Mari Bø Haugstad
Leder