Personvernnemndas avgjørelse av 27. september 2013 (Eva I. E. Jarbekk, Arve Føyen, Ørnulf Rasmussen, Ann R. Sætnan, Gisle Hannemyr, Marta Ebbing, Nina Melsom)
1 Innledning
Personvernnemnda har ved oversendelse fra Datatilsynet mottatt klage på Datatilsynets avslutning av sak angående krav om sletting av personopplysninger.
2 Saksgang
Datatilsynet mottok en henvendelse fra klager 11.5.2010 hvor tilsynet bes om bistand til å få slettet personopplysninger i en barnevernssak. Da det fremgikk av saken at klager ikke
hadde fremsatt krav om sletting direkte overfor kommunen anmodet Datatilsynet i brev av 30.9.2010 om at klager gjorde dette først.
I brev av 6.5.2011 avslo kommunen klagers krav om sletting. I brev av 23.4.2012 ba klager Datatilsynet om å vurdere hvorvidt de aktuelle opplysningene kunne kreves slettet. I brev av 4.5.2012 ba Datatilsynet om en redegjørelse i saken fra kommunen. Redegjørelse fra kommunen datert 8.6.2012 ble registrert mottatt hos Datatilsynet 18.6.2012. Kommunen fastholdt at det ikke var grunnlag for å slette de aktuelle opplysningene.
Datatilsynet videresendte 6.7.2012 kopi av kommunens redegjørelse til klager med forespørsel om klager hadde kommentarer til denne. Datatilsynet mottok ingen kommentarer fra klager.
I brev av 4.2.2013 fattet Datatilsynet vedtak om å avslutte saken da det ikke fantes grunnlag for å kreve personopplysningene slettet.
I brev av 25.2.2013 mottok Datatilsynet et nytt brev fra klager. Klager gjentar at barnevernet i kommunen har registrert opplysninger om klager som ikke er sanne. Det refereres imidlertid verken til kommunens redegjørelse eller til den tidligere saksgangen. Datatilsynet fant det er uklart hvorvidt brevet fra klager var å anse som en klage på tilsynets fattede vedtak, og sendte et nytt brev 18.3.2013 med orientering om klageadgangen.
I brev av 5.4.2013 skrev klager at hun ønsket saken behandlet i Personvernnemnda.
Saken ble oversendt Personvernnemnda 22.5.2013, som mottok saken 6.6.2013. Klager ble orientert om dette i brev fra nemnda datert 14.6.2013, med frist til uttalelse innen 1.8.2013. Uttalelse er ikke innkommet.
3 Faktum
Klager krever personopplysninger om seg selv slettet i en journal nedtegnet av
barnevernstjenesten. Opplysningene som ønskes slettet er rapporter fra tilsyn i regi av barnevernet, og påståtte uttalelser fra klager i barnevernssaker som gjelder klagers datter og barnebarn.
Bakgrunnen for at klager er omtalt i saksdokumentene i den aktuelle saken er at hun som barnas mormor deltok i møter mv. over en lengre periode mens barnevernstjenesten utredet omsorgssituasjonen for barna. Kommunen opplyser om at det er en omfattende mengde dokumenter i saken, og at klager er omtalt i en rekke av disse som følge av sin valgte rolle som mors støttespiller.
Klager anfører at det finnes mange dokumenter i saken som er beheftet med feil. Kommunen finner ikke grunnlag for å kunne slette opplysninger i barnevernjournalen.
4 Klagers anførsler
Klager anfører at det er registrert utsagn fra henne i tilsynsrapporter, og andre saksdokumenter i saken, som hun aldri har uttalt.
5 Datatilsynets vurdering
Det legges til grunn i saken at barnevernet har en plikt til å dokumentere tjenestene de utfører. Dokumentasjonen er viktig for å synliggjøre grunnlaget for de beslutningene som blir fattet. Det legges også til grunn at barnevernet er forpliktet av arkivlovgivningen. Arkivpliktig materiale kan i utgangspunktet ikke slettes, med mindre det er åpning for kassasjon i arkivlova, jf arkivlova § 9. Arkivlova § 9 første ledd bokstav c fastslår at personopplysningsloven gjelder utfyllende når det gjelder retting og sletting.
Personopplysningsloven §§ 27 og 28 åpner for unntak fra sletteforbudet i enkelte tilfeller. Lovens § 27 gir hjemmel for pålegg om retting eller sletting av mangelfulle opplysninger. Etter personopplysningsloven § 27 er den primære løsningen at mangelfulle eller uriktige opplysninger skal rettes eller suppleres med korrekte opplysninger, jf bestemmelsens annet ledd.
Dersom tungtveiende personvernhensyn tilsier det, kan Datatilsynet bestemme at opplysningene skal slettes eller sperres, jf tredje ledd.
Kommunen anfører at de ikke er kjent med at det forekommer uriktige eller ufullstendige opplysninger om klager i saksdokumentene. Kommunen mener dessuten at kravet om sletting er av så generell karakter at det er vanskelig å ta stilling til konkret hvilke opplysninger klager mener er uriktige.
Datatilsynets viser til at personopplysningsloven § 27 regulerer retting av mangelfulle opplysninger. Vilkåret for at personopplysninger skal anses som mangelfulle er at de er uriktige eller ufullstendige.
Datatilsynet har påpekt overfor klager at hennes henvendelse er av en for generell karakter, og at det derfor er vanskelig å ta stilling til konkret hvilke opplysninger som hun mener er uriktige eller ufullstendige. Ettersom klager ikke har kommet med presiseringer av hvilke opplysninger det gjelder, har ikke Datatilsynet hatt grunnlag for å ta stilling til dette
spørsmålet.
Klager refererer til dokumenter hvor hun mener det fremgår utsagn fra henne som hun aldri har uttalt. Dette er ikke mulig å etterprøve og det foreligger ingen holdepunkter for Datatilsynet å kunne fastslå at opplysningene i barnevernjournalen er uriktige. Det er heller ikke holdepunkter for å si at barnevernjournalen har en ensidig negativ fremstilling av klager.
Datatilsynet mener at det i denne saken er umulig å ta stilling til om det finnes uriktige eller ufullstendige opplysninger om klager og vilkåret i personopplysningsloven § 27 første ledd om at personopplysninger må være mangelfulle er ikke oppfylt.
Kommunen har supplert saken med klagers innsigelser. Dette innebærer at vedkommende som ser barnevernjournalen vil kunne gjøre seg kjent med klagers fremstilling av saken. Dette er noe Personvernnemnda tidligere har vektlagt som et moment i retning av at retting i form av sletting ikke er nødvendig, jf PVN-2003-04. I den saken stadfestes det at det er retting i form av supplering som er hovedregelen når det gjelder retting etter personopplysningsloven § 27. Nemnda sier seg også enig i Datatilsynets praksis med å ha en relativt høy terskel for å fatte vedtak om sletting i barnevernjournal. I samme sak er det vektlagt at gjennomføring av sletting vanskelig lar seg gjennomføre fordi opplysninger om klager finnes i en rekke dokumenter og er vanskelig å skille fra andre relevante opplysninger. Dette er tilfelle også i herværende sak.
Kommunen opplyser at bakgrunnen for at klager er omtalt i saksdokumentene i den aktuelle saken er at hun som barnas mormor deltok i møter mv. over en lengre periode mens barneverntjenesten utredet omsorgssituasjonen for barna. Kommunen opplyser at det er en omfattende mengde dokumenter i saken, og at klager er omtalt i en rekke av disse som følge av sin valgte rolle som mors støttespiller.
Det er flere likheter mellom sak PVN-2003-04 og den foreliggende sak. I likhet med den
foreliggende sak var det i klagesaken fra 2003 en av besteforeldrene til et barn som i en barnevernssak krevde opplysninger om seg selv slettet, og heller ikke i denne saken hadde klager spesifisert hvilke opplysninger som krevdes slettet.
I klagesaken fra 2003 la Personvernnemnda vekt på at klager (den som krevde opplysninger om seg selv slettet) hadde opptrådt aktivt i barnevernssaken, og at det derfor var naturlig at barnevernet registrerte opplysninger om dette. Nemnda fant videre at det var vanskelig å foreta en vurdering av hva som faktisk var korrekte opplysninger i saken, og at det av personvernhensyn var tilstrekkelig å supplere journalen med klagers syn på saken.
6 Personvernnemndas merknader
Klager krever personopplysninger om seg selv slettet i en journal nedtegnet av
barnevernstjenesten. Opplysningene som ønskes slettet er rapporter fra barnevernet, og påståtte uttalelser fra klager i barnevernssaker som gjelder klagers datter og barnebarn. Klager anfører at det er uttalelser hun aldri har uttalt.
Personvernnemnda skal vurdere om opplysningene kan slettes som uriktige. Nemnda skal først påpeke at hovedregelen er at opplysninger som kommunen anser relevante skal nedtegnes i saken. Kommunen har en utrednings- og registreringsplikt etter forvaltningsloven og en arkivplikt etter arkivloven. Det foreligger således en dokumentasjonsplikt for kommunen. Det er viktig – særlig i en barnevernssak – at alle relevante opplysninger blir registrert i forvaltningssaken.
Klager har anført at utsagnene aldri er avgitt, mens kommunen har anført at det ikke forekommer uriktige eller ufullstendige opplysninger i saken og at klager er omtalt i en rekke dokumenter som følge av hennes rolle som mors støttespiller. Datatilsynet har uttalt at det er umulig å ta stilling til om det finnes uriktige eller ufullstendige opplysninger om klager. Tilsynet finner videre at vilkåret i personopplysningsloven § 27 første ledd om at personopplysninger må være mangelfulle (for at sletting skal kunne kreves) ikke er oppfylt. Tilsynet har lagt til grunn at det er tilstrekkelig at kommunen har supplert saken med klagers innsigelser. Nemnda er enig i dette og er kommet til at opplysningene ikke skal rettes etter personopplysningsloven § 27.
Dersom opplysningene ikke er nødvendige for formålet skal de slettes etter personopplysningsloven § 28, 1. ledd. Kommunen har imidlertid uttalt at opplysningene er av betydning for saken som følge av at klager har tatt en aktiv rolle. Klager er omtalt i saksdokumentene fordi hun deltok i møter og var til stede da moren hadde samvær. Datatilsynet har lagt til grunn i sin avgjørelse at opplysningene er relevante for saken. Nemnda er enig med tilsynet i at opplysningene er nødvendige for formålet og derfor ikke kan slettes. Opplysningene er blitt ansett som relevante for beslutninger som er tatt i saken og da kan de ikke slettes i ettertid.
Hovedregelen om arkivplikt kommer etter dette til anvendelse, men opplysninger kan likevel slettes dersom vilkårene i personopplysningsloven § 28 tredje ledd er oppfylt. Etter denne bestemmelsen kan den registrerte kreve at opplysninger som er «sterkt belastende» skal slettes dersom dette ikke strider mot annen lov, og er forsvarlig ut fra en samlet vurdering av blant annet andres behov for dokumentasjon, hensynet til den registrerte og de ressurser gjennomføringen av kravet forutsetter. Nemnda kan ikke se at det i denne saken er pekt på opplysninger som er sterkt belastende for klager. Nemnda konkluderer derfor med at opplysningene ikke er så belastende at det er rettslig grunn for å sperre eller slette opplysningene.
Nemnda er kommet til at klagen ikke når frem. Nemnda er av den oppfatning at personvernhensyn er ivaretatt i saken når kommunen har supplert journalen med klagers syn og innsigelser.
7 Vedtak
Klagen tas ikke til følge.
Oslo, 27. september 2013
Eva I E Jarbekk
Leder